Lorsque qu’une copropriété confie la gestion de son bien à un syndic, un contrat est signé entre les deux parties. Il est donc important de bien vérifier le type de contrat proposé et surtout d’en faire une analyse poussée afin d’éviter des coûts supplémentaires pouvant être cachés.
Le gestionnaire de la copropriété, qui est très souvent une agence immobilière propose à la copropriété un détail des interventions chiffrées. Le choix du prestataire se fera donc en assemblée générale et accepté à la majorité des participants (suivant les modalités de quitus propre à chaque réunion des copropriétaires).
Au nombre des principales actions réglées forfaitairement au syndic, l’on trouvera :
-L’assemblée générale annuelle : convocation de tous les copropriétaires suivant les modalités habituelles : courriers, établissement de l’ordre du jour, feuille d’émargement, vérification du bon déroulement de l’assemblée, affichages obligatoires, envoi des comptes-rendus…
Il est nécessaire de bien vérifier que le contrat n’indique pas que cette prestation devra se tenir durant les heures ouvrées, ce qui n’est généralement pas le cas, sous risque de voir l’intégralité de l’assemblée générale facturée en dehors du forfait puisque n’entrant pas dans le cadre des heures ouvrées.
-La tenue de la comptabilité : réalisation et présentation des comptes de la copropriété, établissement du budget prévisionnel, vérification des comptes bancaires et toutes opérations légales pour le compte de la copropriété. Le détail des prestations devra être clair et détaillé.
-Dans le cas d’une création de copropriété, le syndic pourra rédiger le règlement de copropriété. Voir si cette prestation ne peut pas être réalisée gratuitement puisque le gestionnaire est garanti d’avoir la copropriété en tant que client.
-Négociation pour le compte de la copropriété de tous travaux, présentation des travaux en assemblée générale, gestion des travaux et entretien de maintenance. Bien vérifier que le syndic dispose de toutes les assurances nécessaires de maîtrise d’œuvre ou qu’il les fait bien souscrire à la copropriété.
-Souscription de toutes les assurances nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.
Le contrat proposé par le syndic comporte une partie variable.
-Les appels de charges par lot, facturés au lot. Il est important de bien vérifier leur montant et de calculer ce qu’ils représentent sur une année.
-Toutes les prestations de reprographie, photocopies… veiller au prix appliqué par tirage. Se baser sur le tarif généralement appliqué par les sociétés de reproduction et voir pour leur dégressivité.
-Le suivi des travaux, généralement payé au pourcentage du montant hors taxes des travaux. Il peut rapidement entraîner un surcoût important en cas de gros chantier. Bien négocier ce taux.
-Procédures de suivi des impayés et envoi de courriers : Bien vérifier le tarif des courriers.
-Certaines prestations sont facturées au temps passé, bien se faire préciser le temps moyen en fonction de la prestation pour avoir une idée de la somme engagée.
Les syndic sont maintenant mieux encadrés par la loi du fait de nombreux abus, il existe un site internet très bien documenté qui reprend la liste des syndics (vérifiés par le site) et donne de nombreux conseils dans la vérification des contrats proposés par ces prestataires.